KETERKAITAN ANTARA SISTEM MANAJEMEN 
SUMBER DAYA MANUSIA
DENGAN SIKLUS PENGGAJIAN

Hendrik Suhendri

ABSTRACT

Human Resource Management and Renumeration Cycle System are two different matter but each other related among one otherly. System of Human Resources Management more flange to activity of data processing and record-keeping that related to recruitment activity, training, work assignment, compensation (payroll), performance evaluation, and cessation. Whereas Renumeration Cycle System more specific flange  to data processing and record-keeping that used to give fee to employees of  its service. 
Renumeration system are designed to fulfill the management side information and side of external company. The Integrated Activity designing from both this subsistem will make its function become more efficient and effective.

Key words : Human Resource Management, Human Resource Management System, Renumeration Cycle,  Renumeration Cycle System

PENDAHULUAN

Setiap organisasi menggunakan sumber daya yang akan dikategorikan sebagai bahan, jasa manusia dan teknis, fasilitas, kas dan data. Jasa karyawan merupakan komponen utama dalam sumber daya jasa manusia yang dipakai oleh organisasi. Dalam buku teks manajemen jasa karyawan biasanya disebut sumber daya tenaga kerja. Dalam organisasi-organisasi tertentu, seperti perusahaan yang berorientasi pada pelayanan dan badan-badan pemerintah, sumberdaya ini mengambil bagian yang terbesar dalam pengeluaran yang berulang. Jasa karyawan dalam organisasi semacam itu mungkin tercakup dalam siklus pengeluaran. Dalam organisasi lainnya, seperti perusahaan manufaktur, sumberdaya ini merupakan biaya kunci dalam konversi bahan baku menjadi barang jadi.
Jasa karyawan dalam organisasi semacam ini mungkin dianggap sebagai bagian dari siklus konversi produk. Untuk mengakomodasi semua jenis organisasi, kami menempatkan jasa karyawan dalam siklus manajemen sumber daya. Tujuan utama siklus manajemen jasa karyawan adalah melancarkan pertukaran kas dengan karyawan untuk jasa yang dibutuhkan. Karena siklus ini berpusat pada pembayaran pada karyawan, siklus ini juga dikenal sebagai siklus penggajian. Tujuan-tujuan kunci dalam tujuan luas siklus ini adalah memastikan bahwa status, tarif pembayaran atau gaji, dan pengurangan bayaran karyawan telah diotorisasi ; bahwa pembayaran dilakukan untuk jasa yang benar-benar diberikan; dan bahwa biaya-biaya yang berhubungan dengan karyawan dicatat, diklasifikasikan, diikhtisarkan, didistribusikan, dan dilaporkan dengan cepat dan tepat (Wilkinson, 1995 : 196).

PEMBAHASAN
Fungsi-fungsi yang berhubungan dengan karyawan meliputi pengangkatan, pelatihan, pemindahan, pemberhentian, pengelompokan, penyeseuaian tingkat gaji, penetapan tindakan keselamatan, penyusunan daftar gaji, pengelolaan program tunjangan karyawan, dan pelaporan pada badan-badan pemerintahan. Walaupun semua fungsi ini merupakan pertimbangan yang penting dalam bidang administrasi personalia, siklus manajemen jasa karyawan memfokuskan terutama pada pengeluaran gaji.
Oleh karena itu, rincian fungsi-fungsi yang lebih relevan untuk keperluan kita terdiri penetapan status gaji, pengukuran jasa yang diberikan, penyiapan cek gaji, penerbitan dan pendistribusian biaya untuk jasa karyawan, dan penyususnan laporan dan penyataan yang diharuskan. Sementara untuk Alvin & James (1988) mengklasifikasikan fungsi siklus sistem penggajian dan karyawan ini kedalam empat bagian yaitu : (1). Karyawan dan pekerjaan (2). Catatan waktu dan penyiapan penggajian (3). Pembayaran gaji (4). Penyiapan payroll tax returns dan pembayaran pajak.

Hubungan dengan Organisasi
Fungsi-fungsi ini tercapai di bawah pengarahan fungsi (unit) organisasional personalia dan keuangan/akunting perusahaan. Siklus manajemen jasa karyawan oleh karenanya melibatkan interaksi antara sistem informasi personalia dan sistem informasi akunting. Keterlibatan personalia dalam aplikasi penggajian yaitu berupa penyediaan proses dan data pendukung bagi sistem informasi akuntansi (Raymond McLeod, 1995 : 282). Selain itu, setiap departemen atau unit organisasional lainnya juga terlibat, karena karyawan ditempatkan di seluruh organisasi. Gambar 1 memperlihatkan hubungan antara departemen-departemen kunci dan fungsi siklus ini.

Gambar 1. Fungsi dan Unit Organisasional yang berhubungan dalam Siklus Jasa Karyawan

Personalia

Pencatatan
Waktu

Penggajian

Utang Usaha
dan
Pengeluaran Kas

Distribusi
Biaya

Personalia

Mengukur Jasa yang diberikan

Menyiapkan
Cek Gaji

Menerbitkan dan  mendistribusikan
Cek Gaji

Mendistribusikan biaya untuk jasa karyawan

Memelihara
Catatan
Karyawan

Memelihara
Catatan Beban Tenaga Kerja

Menetapkan
Status Gaji

Memposkan transaksi dan menyusun laporan yang diperlukan

Informasi untuk Fungsi Personalia
Sumber utama sistem informasi adalah sistem informasi akuntansi dan jajaran departemen personalia atau sumberdaya manusia (Nugroho Widjajanto, 2001 : 386). Informasi personalia juga dapat diperoleh dari sumber lain di luar perusahaan. Berikut ini akan diuraikan tentang informasi yang dapat disediakan oleh masing-masing sumber tersebut.

Input Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi pada umumnya menyajikan banyak informasi yang berkaitan dengan personalia. Namun informasi yang terpenting yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi adalah informasi gaji dan upah. Informasi gaji dan upah penting karena menentukan harga pokok penjualan, khususnya gaji dan upah dan karyawan produksi. Dua input penting yang digunakan dalam penyusunan informasi gaji dan upah adalah :
(1). Kartu jam kerja pabrik (job time card)
(2). Kartu absensi karyawan (employee clock card)

Output Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah
Output terpenting dan sistem informasi akuntansi gaji dan upah adalah perhitungan gaji dan upah serta uang atau cek gaji dan upah. Selain itu sistem informasi akuntansi acap kali diwajibkan untuk menyusun berbagai laporan untuk kepentingan pemerintah. Sedangkan untuk kepentingan internal, sistem informasi akuntansi biasanya perlu menyajikan informasi sebagai berikut :
(1). Laporan penilaian efisiensi dan produktivitas karyawan
(2). Laporan dan analisis tingkat kemangkiran dan keterlambatan kerja karyawan
(3). Analisis upah tak langsung menurut jenis biaya (pengawasan, inspeksi, penanganan barang, dan sebagainya) dan menurut departemen
(4). Analisis realisasi biaya gaji dan upah dibandingkan dengan standart atas produk yang dihasilkan
(5). Analisis biaya lembur per departemen 
(6). Analisis biaya untuk tunjangan-tunjangan
(7). Laporan biaya komisis penjualan
(8). Berbagai laporan yang bermanfaat bagi perencanaan tenaga kerja, misalnya jumlah karyawan, jumlah jam kerja yang dilalui, tarif gaji dan upah rata-rata, tingkat kemangkiran dan keterlambatan kerja, tingkat perputaran karyawan, rata-rata dan total tunjangan karyawan
Dari sekian banyak laporan tersebut diatas, laporan mengenai efisiensi dan produktivitas karyawan memiliki posisi yang penting. Informasi tersebut disusun berdasarkan kartu jam kerja yang menunjukkan jumlah jam kerja yang digunakan karyawan dalam melaksanakan suatu kegiatan tertentu. Realisasi jam kerja yang digunakan itu kemudian dibandingkan dengan jangka waktu standar yang ditetapkan untuk kegiatan yangs ama, sehingga selisihnya menunjukkan efisiensi kerja yang dicapai.
Efisiensi relatif masing-masing karyawan bisa ditentukan dengan menggunakan rata-rata tertimbang efisiensinya dalam berbagai kegiatan yang dilaksanakannya. Sedangkan keseluruhan dari statistik-statistik tersebut apabila diklasifikasikan menurut departemen akan menghasilkan ukuran efisiensi per departemen, yang tentunya akan bermanfaat bagi penilaian kinerja pengawas departemen yang bersangkutan. Jika perusahaan mengguanakan sistem biaya standar, efisiensi bisa diukur dengan analisis yang lebih rinci, yaitu analisis varians tenaga kerja, yang akan memilah-milah lagi efisiensi itu ke dalam :
(1). Efisiensi karena selisih tarif upah (labor rate variance), yang bisa dihitung dengan formula sebagai berikut : (realisasi jam kerja x tarif standar) – (realisasi jam kerja x tarif sebenarnya).
(2). Efisiensi karena penggunaan tenaga kerja (labor usage variancei), yang bisa dihitung dengan formula sebagai berikut : (jam kerja standar x tarif standar) – (realisasi jam kerja x tarif standar).

Informasi dari Jajaran Personalia
Jajaran personalia juga memberikan informasi yang sangat berharga bagi manajemen personalia. Salah satu input terpenting yang berasal dari jajaran personalia adalah file data personalia yang memuat catatan lengkap mengenai setiap karyawan perusahaan. Catatan tersebut antara lain terdiri dari :
(1). Karakteristik fisik karyawan,
(2). Informasi gaji dasar,
(3). Evaluasi kuantitatif dan kualitatif pengalamannya di masa lalu,
(4). Keterangan kesehatan dan riwayat medis karyawan,
(5). Hasil berbagai tes mengenai kemampuan sikap, dan lain-lainnya.
File data tersebut dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk pengambilan keputusan mengenai penugasan karyawan pada suatu posisi tertentu, persetujuan kenaikan pangkat dan jabatan, serta penetapan program pelatihan yang diperlukan. Jika disusun secara baik dan benar, data personalia ini dapat pula dipergunakan untuk menyusun rencana kebutuhan tenaga kerja perusahaan secara keseluruhan.
Informasi lain yang dikembangkan oleh jajaran personalia antara lain adalah :
(1). Spesifikasi kerja, yang merinci program pelatihan dan pengalaman yang diperlukan untuk menjelaskan setiap pekerjaan dalam organisasi,
(2). Statistik keamanan dan kecelakaan kerja,
(3). Prakiraan kebutuhan tenaga kerja menurut kategori pekerjaan dalam organisasi,
(4). Catatan statistik mengenai program pelatihan, layanan kesehatan, lembaga kredit karyawan, serta layanan lainnya untuk karyawan.

Sistem pengolahan Data Gaji dan Upah
Sistem pengolahan atau pemrosesan data ini terbagi menjadi dua, yaitu : (1) Sistem Pengolahan Data Berbasis Manual dan (2) Sistem Pengolahan Data Berbasis Komputer (Nugroho Widjajanto, 2001 : 397). Penekanan dalam sistem pertama adalah pada arus dokumen sumber dan keluaran, sedangkan sistem yang kedua memfokuskan pada operasi pemrosesan. Baik sistem pengolahan atau pemrosesan manual maupun berbasis komputer dapat diuraikan sebagai berikut :
(1)	Sistem Pengolahan Data Berbasis Manual
Penyelenggaraan Administrasi gaji dan upah berada di bawah tanggung jawab bagian Gaji dan Upah,sedangkan penyelenggaraan administrasi karyawan berada di bawah tanggung jawab Bagian personalia. Ada 10 pihak atau unit organisasi yang terlibat, yaitu :
(1). Unit produksi atau pabrik (2). Bagian Pencatatan Waktu Kerja (3). Bagian Akuntansi Biaya (4). Bagian Gaji dan Upah (5). Bagian Utang (6). Petugas Buku Besar (7). Bagian personalia (8). Kasir (9). Satuan pengawas Intern (10). Bank.
(2)	Sistem Pengolahan Data Berbasis Komputer
Prosedur gaji dan upah berbasis komputer dalam uraian ini akan dibagi menjadi dua bagian, yaitu :
1.	Prosedur dengan pendekatan batch processing
 (1). Unit Produksi atau Pabrik (2). Pencatat waktu (3). Pengolahan Data Elektronik (4). Buku Besar (5). Personalia (6). Kasir (7). Pengawas Intern (8). Bank.
2.	Prosedur dengan pendekatan real - time
Informasi mengenai gaji dan upah menjadi sangat penting dan mungkin diperlukan setiap saat agar akumulasi biaya yang dapat dibebankan kepada pelanggan dapat diketahui dari waktu ke waktu, khususnya apabila pelanggan menghendaki hal itu. Untuk melayani kebutuhan itu, pada pendekatan real – time dapat digunakan database yang diberi indeks ketrampilan, pengalaman, dan kualifikasi lainnya yang diperlukan bagi seorang profesional. Perangkat lunak yang digunakan juga harus didesain demikian rupa sehingga memudahkan pencarian data nama karyawan dengan kombinasi-kombinasi ketrampilan yang diinginkan. 

Database
Diantara arsip-arsip yang dibutuhkan dalam mengelola jasa karyawan adalah arsip intuk gaji karyawan, referensi pegawai dan riwayat, transaksi catatan waktu, transaksi cek gaji, dan referensi kompensasi (Wilkinson, 1995 : 200).

Sasaran-sasaran pengendali, Ancaman, dan Prosedur
Fungsi dari Sistem Informasi Akuntansi dalam Manajemen Sumber Daya Manusia atau Siklus payroll adalah menyediakan kontrol internal yang cukup untuk menjamin pemenuhan tujuan-tujuan berikut ini (Romney & Steinbart, 2003 : 516). :
1.	Semua transaksi penggajian diberi otorisasi secara tepat
2.	Semua catatan transaksi penggajian adalah valid
3.	Semua valid, transaksi payroll yang terotorisasi dicatat
4.	Semua transaksi penggajian dicatat secara kurat
5.	Berkenaan dengan peraturan pemerintah yang dapat dipakai pengiriman pajak dan pengisian payroll dan laporan HRM yang terpenuhi.
6.	Aset-aset (keduanya cash dan data) adalah dilindungi dari kerugian atau pencurian.
7.	HRM/aktivitas siklus payroll ditampilkan secara efisien dan efektif.
Berbagai dokumen dan catatan (umpamanya, kartu jam kerja, daftar gaji) digambarkan dalam permainan seksi sebelumnya adalah peranan penting dalam pencapaian tujuan-tujuan ini. Sederhana, mudah untuk melengkapi dokumen dengan instruksi yang jelas memudahkan pencatatan transaksi sistem penggajian dengan akurat dan efisien. Pengendalian aplikasi yang tepat, sebagaimana validitas checks dan field (format) checks, selanjutnya meningkatkan keakuratan data masukan ketika memanfaatkan dokumen elektronik. Menyediakan ruang pada keduanya yaitu kertas dan dokumen elektronik untuk mencatat siapa yang mengisi dan siapa yang memeriksa form yang memberikan bukti bahwa transaksi tersebut diotorisasi secara tepat. Penomeran kesleuruhan dokumen mempermudah pengecekan semua trnasaksi-transaksi yang telah dicatat. Pembatasan atau pelarangan akses ke program yang menciptakan dokumen dan, apabila kertas dokumen masih digunakan, untuk dokumen kosong, mengurangi resiko transaksi-transaksi yang tidak terotorisasi atau tidak disahkan.
Tabel 1 mendaftar ancaman utama dalam Manajemen Sumber Daya Manusia atau siklus payroll dan prosedur pengendali yang bisa digunakan untuk memindahkan ancaman-ancaman tersebut. Karena setiap perusahaan, tanpa menghiraukan line bisnis ini, menghadapi ancaman-ancaman ini, adalah penting untuk memahami bagaimana Sistem Informasi Akuntansi dapat menjadi desain yang terbaik untuk melawan mereka.

Tabel 1. Ancaman-ancaman dan Pengendali-pengendali payroll/HRM Cycle

Proses/Aktivitas	Ancaman	Prosedur Pengendalian yang bisa digunakan	
Penyewaan dan rekruitmen	1.Karyawan Sewaan yang tidak memenuhi syarat dan melakukan pencurian.

2. Pelanggaran peraturan kerja.	Mengukur prosedur-prosedur penyewaan, termasuk verifikasi skill pelamar kerja

Pendokumentasian yang teliti mengenai prosedur-prosedur penyewaan; pelatihan pada pengembangan saat ini berkaitan dengan peraturan kerja.	
Pemrosesan Sistem Penggajian	3. Perubahan yang tidak terotorisasi pada master file payroll.

4. Data waktu yang tidak akurat.

5. Pemrosesan gaji yang tidak akurat.

6. Pencurian atau distribusi yang curang dari paycheck.	Pemisahan tugas-tugas : HRM lawan distribusi payroll dan paycheck; pengendalian akses; review semua perubahan.

Automasi kumpulan data; pemeriksaan berbagai macam data; rekonsiliasi time card data dengan job-time ticket data.

Menjumlahkan kumpulan dan pengendalian aplikasi yang lain; rekening clearing payroll; review peraturan-peraturan IRS.

Deposito langsung; pendistribusian paycheck oleh seseorang yang bebas dari proses penggajian; penyelidikan terhadap paycheck yang tidak berklaim; akses terbatas untuk paycheck kosong; penomoran sebelum dan akuntansi secara periodik untuk semua paychecks; menggunakan rekening pengecekan  penggajian secara terpisah; terjaga sebagai dana imprest; rekonsiliasi rekening bank penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat dalam proses penggajian.	
Umum	7. Kerugian atau pengungkapan data yang tidak terautorisasi.

8. Kinerja yang buruk.

	Prosedur-prosedur backup; rencana pemulihan bencana; pengendalian akses logis dan fisik; pengubahan data menjadi kode.

Pengembangan dan review periodik mengenai metrik kinerja yang tepat; program-program pelatihan.	

Keputusan Kunci, Kebutuhan Informasi dan Model Data
Kita mendiskusikan bagaimana pemenuhan fungsi Sistem Informasi Akuntansi dalam pemrosesan transaksi-transaksi penggajian dan menyediakan kontrol untuk mengamankan aset-aset. Fungsi lain dari Sistem Informasi Akuntansi dalam sistem penggajian/siklus Manajemen Sumber Daya Manusia adalah menyediakan informasi bagi aktivitas bisnis manajer. Sistem penggajian tradisional dirancang secara mendasar untuk memenuhi kebutuhan pembuat keputusan eksternal. Investor, kreditor, dan berbagai agen pemerintahan biasanya diyakinkan dengan informasi mengenai pengeluaran periodik gaji sebuah perusahaan. Pendesainan sistem penggajian untuk memuaskan kebutuhan pengguna eksternal. Biarpun, tidak meyakinkan hasil dari semua informasi tersebut, manajemen perlu menggunakan dan mengembangkan sumber daya manusia perusahaan. Malahan, sistem penggajian harus dirancang untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan biaya data dengan tipe informasi yang lain untuk memungkinkan manajemen membuat macam-macam keputusan berikut ini :
1. Kebutuhan staffing tenaga di masa yang akan datang. Berapa banyak tenaga yang diperlukan pada lima tahun mendatang untuk menyelesaikan rencana strategik perusahaan? Karyawan yang mempunyai skill mana yang diperlukan? Seberapa efektifkah program pelatihan yang dilakukan sekarang dalam menjaga dan memperbaiki tingkat skill karyawan?
2. Kinerja karyawan. Pekerja yang mana yang seharusnya dipromosikan atau menerima kenaikan gaji? Siapa yang seharusnya diberhentikan? Apakah kinerja keseluruhan meningkat ataukah mengalami penurunan? Apakah terjadi turnover berlebihan? Apakah ada problem kelambanan atau kemangkiran?
3. Moral karyawan. Apakah ada moral karyawan dan kepuasan kerja? Bagaimana mampukah skema kompensasi digunakan untukmemperbaiki moral, kepuasan, dan kinerja? Apakah fringe benefit tambahan, jika ada, apa saja, seharusnya ditawarkan?
4. Keefektifan dan keefisiensian proses payroll. Berapa sering seharusnya karyawan dibayar? Apakah biaya tenaga kerja secara dialokasikan ke produk dan pusat biaya lainnya? Apakah semua persyaratan aplikasi pelaporan pajak terpenuhi? Bagaimana mudahnya karyawan mampu meminta informasi untuk dijawab?
Secara tradisional, sistem penggajian telah memberikan beberapa informasi yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, seperti data tentang biaya tenaga kerja. Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia telah menyediakan secara normal informasi yang lain, seperti data tentang skill karyawan. Sementara itu Tannenbaum (1990) menganggap bahwa Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai sesuatu yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi, menganalisa, mencari dan pendistribusian informasi tentang sumberdaya manusia yang ada dalam perusahaan. Masih informasi yang lain, seperti moral karyawan, telah dikumpulan secara tradisional oleh keduanya sistem penggajian dan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia mencatat bahwa informasi dihasilkan secara eksternal, seperti data mengenai tarif pajak dan  turnover dan ketidakhadiran rata-rata industri, adalah juga diperlukan untuk membuat keputusan ini. 

KESIMPULAN

Tujuan utama dari siklus manajemen karyawan (siklus penggajian) adalah melancarkan pertukaran kas dengan karyawan untuk jasa yang dibutuhkan. Untuk itu dalam menyusun desain sistem penggajiannya harus mempertimbangkan, yaitu pertama fungsi-fungsi yang berhubungan dengan karyawan. Kedua, ada keterlibatan interaksi antara sistem informasi personalia dan sistem informasi akuntansi. Ketiga, transaksi akuntansinya dan pencatatannya. Keempat, mempertimbangkan sistem pengolahan datanya mengenai gaji dan upah.
Dalam upaya menghindari adanya penyimpangan-penyimpangan dalam aktivitas payroll atau siklus manajemen sumber daya manusianya, maka perusahaan perlu menyusun daftar-daftar ancaman yang mungkin terjadi dan bagaimana bentuk prosedur pengendaliannya (pengendalian internal). Yang terpenting bahwa sistem informasi akuntansi harus mampu menyajikan informasi yang memuaskan bagi pihak-pihak pembuat keputusan internal maupun eksternal perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Alvin A. Arens and James K. Loebbecke, 1998, Auditing an Integrated Approach, Fourth Edition, Prentice Hall.
Hall, L. and Torrington, D, 1986, “Why not use the computer ? The use and lack of use of computer in personnel”, Personnel Review, Vol. 15 No. 1, pp. 3-7.
Marshall B. Romney and Paul J. Steinbart,. 2003, Accounting Information System, Ninth Edition, Prentice Hall.
McLeod, Raymond, Jr,. 1995, Sistem Informasi Manajemen, PT. Prenhallindo, Jakarta.
Nugroho Widjajanto,. 2001, Sistem Informasi Akuntansi, PT. Erlangga, Jakarta.
Wilkinson, Joseph W.,. 1995, Akuntansi dan Sistem Informasi, Jilid II, PT. Binarupa Aksara, Jakarta.
Kovach, K.A. and Catchcart, C.E., 1999, ”Human Resource Information System : providing business with rapid data access, information exchange and strategic advantage”, Public Personnel Management, Vol. 28 No.2, pp.275-82.
Tannebaum, S.I., 1990, “HRIS : user group implications “, Journal of System Management, Vol. 41 No.1, pp.27-32,36.